Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Aue-stiftelse sr (jäljempänä ”Rekisterinpitäjä”)
Y-tunnus: 0747391-9
Osoite: Munkkiniemen Puistotie 18 B 47, 00330 Helsinki
Puhelinnumero: +358 50 408 9416
2. Yhteystiedot tietosuojaa koskevissa asioissa
Nimi: Johanna Hovilainen
Sähköposti: hovilainen@aue-stiftung.org
Puhelinnumero: +358 50 408 9416
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietoja käsitellään apurahojen hakemista, myöntämistä, maksatusta ja maksatuksen jälkeistä seurantaa varten (mukaan lukien tähän liittyvä viestintä) sekä tutkimusten julkaisua ja vapaakappaleiden toimittamista, hallituksen päätöksentekoa, viranomaisille tehtäviä ilmoituksia ja erilaisten tapahtumien järjestämistä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja säätiön toiminnan hoitamiseksi ja kehittämiseksi.
Henkilötietoja käsitellään myös Rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella julkaisujen vapaakappaleiden lähettämistä ja tilaisuuksien järjestämistä varten.
Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.
4. Kerättävät henkilötiedot
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja apurahojen hakemiseen, myöntämiseen ja tutkimusten julkaisuun liittyen:
- Henkilötietojen käyttöä koskevia kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja rekisteröidyn tekemiä muita valintoja koskevat tiedot.
- Yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite, syntymäaika, puhelinnumero, kotipaikka, osoite), apurahahakemuksen tiedot (kuten tutkimusryhmän jäsenet, suosittelijat, tilinumero apurahan maksamista varten, pankkiyhteys sekä rekisteröidylle maksetun apurahan määrä, maksatuspäivä, tositenumero ja selite).
- Kategorisointitiedot kuten markkinointikiellot, tapahtumaosallistumiset ja palautteet.
5. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain siihen saakka kuin se on tarpeellista.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan ensisijaisesti Rekisteröidyltä itseltään apurahahakemusten ja muiden yhteydenottojen yhteydessä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutuksen ja vastaanottajien ryhmät
Tietoja ei luovuteta Rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.
Rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvoite ilmoittaa apurahasta Verohallinnolle verotietojen mukana apurahan saajaa koskevat tiedot.
Kolmannet osapuolet saattavat kuitenkin toimia henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan tietojenkäsittelysopimuksessa sovitun mukaisesti.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Rekisterinpitäjää korjaamaan rekisteröityä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset tiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa tarkemmin säädetyissä tilanteissa pyytää Rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa poisto esimerkiksi silloin, kun henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa tarkemmin säädetyissä tilanteissa pyytää Rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä ja odottaa todentamista siitä syrjäyttävätkö Rekisterinpitäjän edut rekisteröidyn edut. Jos käsittelyä rajoitetaan, Rekisterinpitäjä saa säilyttää tietoja, mutta ei lähtökohtaisesti saa käsitellä niitä muutoin.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Jos rekisteröity vastustaa käsittelyä, ei Rekisterinpitäjä saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos Rekisterinpitäjä voi osoittaa käsittelyn olevan oikeutettua.
Mikäli henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella suoramarkkinointia varten, on rekisteröidyllä oikeus milloin tahansa vastustaa käsittelyä suoramarkkinointia varten (mukaan lukien suoramarkkinointiin liittyvä profilointi). Jos rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Siltä osin, kun rekisteröity on itseä toimittanut henkilötietojaan, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai sopimuksen nojalla, Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus saada tällaiset tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle Rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus: Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi), jos rekisteröity katsoo, että Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
10. Yhteydenotot ja rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä Rekisterinpitäjään käyttäen yhteystietoja, jotka on ilmoitettu tämän tietosuojaselosteen alussa.
11. Muutokset rekisteriselosteeseen
Rekisterinpitäjä voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Tietosuojaselosteen sisältö kannattaa kuitenkin tarkastaa säännöllisesti.